UN ACERCAMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICA EN LA INTENDENCIA DE MONTEVIDEO
AN APPROACH TO ARCHIVAL DOCUMENTARY MANAGEMENT IN MONTEVIDEO CITY HALL
Rocío Abella Villaverde*
Se presentan generalidades sobre el quehacer archivístico en la Intendencia de Montevideo (IM). El Sistema de Archivos institucional; el rol del Archivo Central como órgano rector de la política archivística institucional; los profesionales archivólogos en las comisiones técnico-asesoras en materia archivística; la construcción del cuadro de clasificación documental funcional y la descripción del fondo documental de la IM por la Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA)... son los principales ítems que se mencionan en esta propuesta. Un destaque singular lo constituyen los archivos de los museos de la órbita departamental. El relevamiento de diez museos y dos unidades que cuentan con colecciones museográficas también forma parte de este texto. En particular, se hace referencia al trabajo archivístico en el Museo de la Memoria (dado que gran parte de su acervo museológico lo conforman documentos de archivo) y puntualmente nos referimos al proyecto en desarrollo: Archivo Oral de la Memoria.
Palabras clave: < Gestión documental archivística> < Sistema institucional de archivos> <Archivos de museos> <Archivo Oral de la Memoria>
ABSTRACT
The article presents generalities about archive-related tasks carried out in Montevideo City Hall's Central Archive. The institutional Archives system; - the Central Archive s role as the governing body of the institutional archival policy, - the professional archivists in the technical advisory commissions for archival matters, the confection of the Functional Documentary Classification Scheme and the description made by de Uruguayan Norm of Archival Description (NUDA) of the Montevideo City Hall's Documentary Fond... are the main points mentioned in this text. Among the highlights are the archives belonging to museums in the in the departmental orbit. The data collection of 10 museums and two units which have museographic collections, is also part of this text. In particular, a reference is made to the archival work in the Museum of Memory (given that a large parts of its museological collection consist of archive documents) and we specifically refer to the on - going project: Oral Archive of Memory.
Keywords: <Archival document management> <Institutional archives system> <Museum archives> <Oral Memory Archive >
1. El Archivo Central de Montevideo (ACM)
Los Gobiernos departamentales (intendencias en Uruguay) surgen como tales a principios del siglo XX con la Ley N.° 3417 de diciembre de 1908, que en su artículo 1.° plantea: "Crease el Departamento Ejecutivo en las Juntas Económico-Administrativas, el cual será desempeñado por un funcionario con el título de intendente municipal". Pero la existencia de un sistema de archivos nacional y los archivos centrales en la intendencia es de data más reciente, ya del siglo XXI.
]]> La Intendencia de Montevideo cuenta actualmente con un Archivo Central (inmerso en un sistema de archivos institucional que coordina) responsable de las políticas archivísticas institucionales. Este archivo central presenta la dualidad de funcionar como archivo administrativo y archivo intermedio.
2. Antecedentes
A fines del año 2003 se inaugura el Archivo de la Ciudad de Montevideo (creado por resolución N.° 816/02 del intendente de Montevideo) en el marco del Convenio Específico de Cooperación Técnica existente entre la intendencia de Montevideo y la Universidad de la República (en ese entonces con la Escuela Universitaria de Bibliotecología Ing. Federico E. Capurro, hoy Facultad de Información y Comunicación-FIC) 17/10/2000 y en cooperación con la Dirección del Archivo de la Ciudad de Barcelona.
Muchos años de trabajo por parte de profesionales archivólogos de nuestro país (y también de estudiantes de Archivología que desarrollaron becas y pasantías en la IM), con el apoyo y respaldo del Archivo General de la Nación, dieron su fruto al crearse el Archivo de la Ciudad de Montevideo, dando un impulso importante a la normalización archivística en la IM.
Los años 2007 y 2008 marcan un hito propicio en la legislación uruguaya para el desarrollo archivístico: el 20 de diciembre del año 2007 se sancionó la Ley 18220 que crea el Sistema Nacional de Archivos con el objetivo de regular la función archivística a nivel nacional y garantizar la salvaguarda, tanto de archivos públicos como privados, que constituyen el patrimonio documental de la nación.
En el año 2008 se sancionaron las leyes: Ley 18331 Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data, la cual busca resguardar el derecho a la intimidad y el manejo responsable de datos sensibles, y la Ley 18381 Derecho de Acceso a la Información Pública, que tiene por objeto promover la transparencia de la función administrativa de todo organismo público, sea o no estatal, y garantizar el derecho fundamental de las personas al acceso a la información pública.
En el año 2012, el Decreto 355/012 reglamentó la Ley 18220 relativa al Sistema Nacional de Archivos. Ese mismo año por Res. 1234/12 de la intendenta surge el sistema de archivos institucional de la IM, inmerso en el Sistema Nacional de Archivos.
Y en Uruguay seguimos avanzando:
]]> En la tarde del pasado 9 de abril de 2019, la Cámara de Representantes aprobó en media sanción, con el voto de todos los partidos políticos, el proyecto de ley impulsado por la Asociación Uruguaya de Archivólogos para el reconocimiento de la profesión del archivólogo y la regulación de su actividad, pasando este proyecto de ley a la Cámara de Senadores para su tratamiento.
3. Sistema de Archivos de la Intendencia de Montevideo y Gobiernos Municipales (SAIM)
El SAIM está conformado por:
- El Archivo Central de Montevideo, órgano rector de la política archivística institucional, que depende en forma directa de Secretaría General. Es el responsable por velar y conformar el patrimonio documental del Gobierno departamental.
- El Archivo Histórico de Montevideo, que depende en forma directa de la División Artes y Ciencias del Departamento de Cultura y es el responsable por la preservación del patrimonio documental histórico del Gobierno departamental en su fase histórica.
- Todos los archivos de gestión que dependen en forma directa de las direcciones de los servicios, unidades o dependencias a las cuales pertenecen. Son los archivos existentes en todos los servicios y unidades de la intendencia, cuyo subfondo se constituye con la documentación en trámite o sometida a consulta frecuente por las oficinas productoras y receptoras durante el plazo de guarda establecido en la reglamentación vigente
4. ¿Qué significó tener un Sistema de Archivos institucional?
]]> Así como la creación del Archivo de la Ciudad de Montevideo en el año 2003 fue un hito relevante en el quehacer archivístico de la intendencia, el surgimiento del Sistema de Archivos institucional en el año 2012 (con la base del trabajo realizado hasta el momento y con el impulso de la normativa nacional) marcó un antes y un después en las políticas archivísticas institucionales.Es de importancia destacar que el ACM pasó a depender directamente de Secretaría General, significando un respaldo importante y garantizando la transversalidad de su gestión. El desarrollo del trabajo archivístico tuvo un impulso notorio en cuanto a: la normalización de los procesos archivísticos con las directivas del Archivo Central; en evaluación y descripción documental; en las intervenciones archivísticas, en su más amplio espectro, que se vieron incrementadas a demanda de los diferentes archivos de gestión; en lo trabajado con tecnología de la información en varias áreas (tanto de digitalización documental como con el Sistema de Expediente Electrónico implantado en el año 2016); en la capacitación a los funcionarios de la IM y Gobiernos municipales en gestión documental archivística ...
5. Evaluación documental
En la misma resolución de creación del SAIM se creó también la Comisión de Evaluación Documental de la Intendencia, la cual comenzó a funcionar como tal con anterioridad a la creación y funcionamiento de la Comisión de Evaluación Documental de la Nación, creada en la órbita del Archivo General de la Nación en el año 2014.
La Comisión de Evaluación y Selección Documental de la IM es una comisión de carácter permanente que depende en línea asesora de la Secretaría General, tiene competencias formales para determinar los valores de los documentos y los plazos de guarda de la documentación y se vincula con el Sistema de Archivos de la Intendencia a través de sus archivos Central e Histórico.
Sus cometidos son:
6. Miembros permanentes
Un representante de la Secretaría General, un representante del Archivo Central de Montevideo de profesión archivólogo, un representante del Archivo Histórico de Montevideo de profesión archivólogo, un representante de la División Asesoría Jurídica, un licenciado en Historia designado por la División Artes y Ciencias del Departamento de Cultura y un licenciado en Sociología designado por la Secretaría General.
]]> 7. Miembros alternos
Un representante de la dependencia productora de la documentación a evaluar o de la dependencia sucesora en el ejercicio de sus funciones, el que deberá ser convocado siempre que se evalúen los documentos de una determinada dependencia, y un representante de la Contaduría General.
La Comisión podrá convocar en calidad de asesores a especialistas en cualquier disciplina, en representación de la Universidad de la República o a título personal por su reconocida idoneidad, cuando lo considere necesario por la tipología documental a valorar.
Presidida por el Archivo Central, la Comisión de Evaluación Documental trabajó fuertemente en los primeros años (a partir del 2012) en procesos de evaluación, en expurgo documental y en la creación de las tablas de plazos precaucionales.
8. Descripción documental
En el año 2013, por Res. N.° 5376/13, se crea una Comisión de carácter técnico-asesor con el cometido de actuar como órgano regulador de la descripción archivística institucional, coordinada por el Archivo Central.
Desde el Archivo Central elaboramos y llevamos la propuesta que avaló esta comisión de los niveles fondo y subfondos del cuadro de clasificación documental funcional. Llegar a identificar los cometidos o funciones de la Intendencia de Montevideo para la elaboración del cuadro de clasificación funcional no fue tarea liviana.
Para lograr sus objetivos es preciso estudiar la Constitución de la República1, la Ley 34172 de diciembre de 1908 (de creación de las intendencias) y la Ley Orgánica Departamental 9.515 de 1935. El tratar de interpretar estos textos no fue suficiente para poder identificar los cometidos y funciones establecidos para las intendencias departamentales. Fue necesario coordinar varias reuniones con la Asesoría Jurídica de la IM para poder interpretar toda la normativa y lo que las leyes y los diferentes decretos establecen respecto a esta temática. Como resultado de este estudio, con la Asesoría Jurídica de la IM, se determinó que la Intendencia de Montevideo cumple con servicios esenciales, servicios públicos, servicios sociales, actividades privadas a cargo del Gobierno departamental, actividades que promueven la participación ciudadana y actividades de apoyo a la gestión.
Determinamos nueve subfondos documentales que corresponden a servicios esenciales: actividad financiera, higiene pública, ordenamiento territorial, ordenamiento urbanístico, ordenamiento edilicio, ordenamiento vial, prevención y fiscalización, protección del medioambiente, ejecución de obras públicas departamentales.
9. Una agrupación documental particular. Los archivos de los museos
[...] La documentación de colecciones es toda la información registrada que un museo posee respecto a los bienes que custodia. También contempla la actividad de recogida, almacenamiento, manipulación y recuperación de esa información.
No es un fin en sí misma. Es el medio a través del cual tanto el personal del museo como los visitantes pueden encontrar la información que necesitan. Permite una adecuada gestión, comprensión e interpretación de las colecciones del museo, ahora y en el futuro3.
Como vimos anteriormente, uno de los seis subfondos que corresponden a servicios sociales es el subfondo documental denominado "documentación de colecciones museográficas". Sobre este subfondo desarrollaremos algunas características.
El año 2012 marcó el auge en políticas museográficas en nuestro país con la Ley 19.037 de Creación del Sistema Nacional de Museos. Esta ley, en su artículo 5.°, establece que entre las funciones de las colecciones museográficas se encuentra la de documentar sus acervos.
Como parte de las funciones que debe desarrollar el Archivo Central de la Intendencia de Montevideo, órgano rector de la política archivística institucional, está el identificar las agrupaciones documentales de toda la intendencia de Montevideo y sus Gobiernos municipales. Hasta el año 2015 no se tenía, desde el ACM, una idea general de cómo se documentaba en la IM los acervos museográficos, excepto en los casos excepcionales de los museos que cuentan con funcionarios archivólogos, pero en el año 2015 se realizó desde el ACM un relevamiento documental de los archivos de los museos de la órbita departamental y se tuvo un primer acercamiento para también asesorar y coordinar el trabajo archivístico con la documentación administrativa que producen.
Las 12 unidades (dependencias) de la Intendencia de Montevideo, que son museos o cuentan con colecciones museográficas, de las cuales relevamos su documentación son:
]]>1. Museo y Parque Fernando García. Museo del Transporte. El museo cuenta con una exposición permanente de carruajes y una exposición fotográfica.
2. Museo Zoológico Dámaso Antonio Larrañaga. Reúne numerosas especies de fauna autóctona, en particular aquellas que por alteraciones ambientales están en peligro de extinción y elementos provenientes de otras regiones del planeta.
3. Museo de las Migraciones (MUMI)-Complejo Cultural Muralla Abierta. Cuya misión es ilustrar, explicar, difundir y divulgar el fenómeno de las migraciones. Además encontramos 60 metros de la muralla donde se encuentran los restos arqueológicos más importantes de la fortificación del Montevideo colonial.
4. Museo del Azulejo. Expone la colección particular del Arq. Alejandro Artucio Urioste, compuesta de más de 5000 piezas. Diferentes variedades de azulejos utilizados desde el siglo XV (de la arquitectura uruguaya desde la época de la colonia hasta mediados del siglo XX (1790-1930). También se aprecian azulejos traídos de Argentina, Holanda, Francia, España, México, Portugal y Brasil. Acompañan la muestra más de 50 paneles explicativos.
5. Museo Histórico (Cabildo). Acervo conformado por valiosas colecciones iconográficas, planos, documentos, libros, piezas textiles y objetos diversos. El papel es el soporte mayoritario en el acervo del Cabildo. De las aproximadamente 7500 piezas que componen el mismo, más de 4000 son en soporte papel, piezas originales del siglo XVIII.
6. Museo de Bellas Artes J. M. Blanes. El acervo actual consiste en casi 4000 piezas en soporte plano y más de 200 esculturas de origen diverso, obras europeas de fines del siglo XIX, obras de los artistas Juan Manuel Blanes y Pedro Figari, entre otros.
7. Museo de Historia del Arte (MUHAR). Museo de carácter didáctico con un acervo conformado por originales y réplicas. El guion de la muestra permanente lo componen: elementos artísticos y culturales de la Prehistoria, Egipto, Irán, Grecia y Roma, así como de las culturas precolombinas y de arte colonial americano. Las muestras transitorias abarcan otras culturas representadas en su acervo: arte occidental desde el medioevo al siglo XIX, arte oriental e islámico, y colecciones etnográficas de arte africano o indígena-americano.
8. Botánico. Funciona como centro de actividades científicas, de información y formación sobre la ciencia botánica para el público en general. Cuenta con: un parque temático, que comprende actividades de recreación y esparcimiento (manejo de colecciones vivas); un centro de divulgación de conocimientos relacionados con botánica y ciencias afines, cuyo objetivo es el de alcanzar a la mayor parte de la población; un centro de investigación y, finalmente, un herbario.
9. Museo Estación Peñarol. Es un museo "vivo". Se encuentra dentro del edificio histórico en las mismas habitaciones donde se realizaba la espera de trenes, venta de boletos, encomiendas y oficinas. Cuenta con los objetos originales y en funcionamiento: telégrafos, teléfonos a magneto, block staff, reloj, fechador de boletos, así como taquilla. Se realizan visitas guiadas.
]]> 10. Centro de Investigación, Documentación y Difusión de las Artes Escénicas (CIDDAE). Conformado por documentos producidos por el teatro en el transcurso de su historia y por donaciones de particulares. Su acervo es testimonio de la vida artística, cultural y edilicia del Teatro Solís y de las artes escénicas a nivel nacional e internacional. La sala de exposiciones se nomina: Estela Medina.11. Centro de Exposiciones-SUBTE. Desde 1936 el SUBTE nace como espacio expositivo. Las exposiciones que aquí se desarrollan incluyen tanto a artistas nacionales como extranjeros. Por estas salas han pasado artistas como Figari, Cúneo, E.Larroche, Espinola Goméz, Gurvich, etc. Cuenta con un archivo fotográfico digital en formación.
12. Museo de la Memoria (MUME).
Fueron diez museos, el Centro de Investigación, Documentación y Difusión de las Artes Escénicas (CIDDAE) y el Centro de Exposiciones (SUBTE) de los cuales se relevó la documentación administrativa de sus archivos y el trabajo archivístico en general que se desarrolla en los mismos.
Destacamos como ejemplo de este relevamiento al Museo de la Memoria, el cual tiene la particularidad de que gran parte de su acervo museológico lo conforman documentos de archivo.
10. El Museo de la Memoria (MUME)
El MUME es una institución de la Intendencia de Montevideo dedicada a la construcción de la memoria sobre el terrorismo de Estado y la lucha del pueblo uruguayo contra la dictadura, de modo de aportar conocimiento a las nuevas generaciones sobre la historia reciente de nuestro país y fortalecer los elementos constitutivos de la identidad nacional.
Su misión es crear un espacio de la ciudad de Montevideo para la promoción de los derechos humanos y la memoria de la lucha por la libertad, la democracia y la justicia social, entendiéndolos como conceptos culturales en permanente construcción.
Su visión es responder a la necesidad de simbolizar la historia del golpe de Estado en el país para que nunca más se vuelva a repetir. En tiempos de incertidumbre surge una gran certeza: que la memoria es un arma poderosa para la identidad de nuestros pueblos y que orienta la lucha para construir una sociedad mejor, con justicia social, democracia, libertad y solidaridad.
]]> La exposición permanente incluye diversos objetos, fotografías, audiovisuales, registros sonoros, volantes, prensa, afiches, libros, pancartas, banderas, vestimenta, elementos recuperados en las excavaciones de búsqueda de los desaparecidos, objetos artesanales y artísticos. Documentos vinculados a las cárceles y a la resistencia popular, el exilio, el período previo a la dictadura, la recuperación democrática y las historias inconclusas.El guion museológico comprende siete ejes temáticos: 1. La instauración de la dictadura. 2. La resistencia popular, 3. Las cárceles, 4. El exilio, 5. Los desaparecidos, 6. La recuperación democrática y la lucha por verdad y justicia, 7. Historias inconclusas y nuevos desafíos.
En referencia a la documentación administrativa del MUME y del relevamiento somero de la documentación relacionada a las colecciones de los museos, en este caso, nos reunimos con la archivóloga que trabajaba ese año en el MUME, quien nos proporcionó la información sobre las agrupaciones documentales principales. De toda la documentación del archivo (además de la documentación netamente administrativa, de personal y de gestión) son fundamentales los recibos (por las donaciones, préstamos o comodatos), las fichas de ingreso (a cada ficha se le escribe el número de recibo correspondiente y el número de la pieza) y las ficha de movimiento y perfil de usuario. Tomando como base las fichas de ingreso se confeccionó un inventario general. El inventario general se confecciona con los datos básicos (campos: código de referencia, entrada descriptiva, estado, fechas extremas, signatura topográfica, datos del donante, notas u observaciones). A a la fecha (2015), contaban con más de 5000 registros de más de 400 donantes.
Por último, queremos hacer una mención al proyecto en desarrollo Archivo Oral de la Memoria:
El archivo es un producto del Museo de la Memoria que da continuidad a la línea de trabajo desarrollada con los Sitios de la Memoria. El proyecto cuenta con el apoyo de la Coalición Internacional de Sitios de Conciencia. Con testimonios personales en formato audiovisual, se propone generar un espacio de formación, documentación, producción, preservación y sistematización de documentos sobre el pasado reciente. Los testimonios darán cuenta de la experiencia de las personas y de hechos significativos del período. Está prevista la elaboración de materiales educativos, publicaciones, exhibiciones y películas3.
En reunión con la funcionaria (archivóloga) que viene realizando el trabajo archivístico en el marco de este proyecto, se establece que el Archivo Oral de la Memoria (y también el MUME) son subfondos subordinados dentro del subfondo documentación de colecciones museográficas (código de referencia: UY-IMO-DM) del Fondo Intendencia de Montevideo.
Las primeras agrupaciones documentales que se identificaron y definieron fueron la serie denominada "Centro clandestino de detención y tortura 300 Carlos-Infierno Grande" y una subserie correspondiente a sobrevivientes del centro clandestino de detención y tortura 300 Carlos. Otra subserie se formará con las entrevistas a familiares de detenidos en este centro.
A medida que se van realizando entrevistas a diferentes categorías de entrevistados, se continúan definiendo nuevas series y subseries que a priori no estaban definidas. Ana Sosa, funcionaria del MUME y coordinadora del proyecto Archivo Oral de la Memoria (AOM), nos comenta sobre las particularidades de los documentos:
]]> Una de las peculiaridades del AOM es que es un archivo que construye sus propios documentos (cada una de las entrevistas, en formato audiovisual, es un documento en sí mismo), cada uno con características muy diferentes. Por ejemplo, si hablamos de la extensión, tenemos que decir que varía de dos horas y media a16 horas, dependiendo de cada uno de los entrevistados.Junto a los testimonios se recoge gran cantidad de documentos escritos, fotos, libros o grabaciones anteriores de cada una de las personas, ya sea mediante la donación de los propios entrevistados o a través de la recolección que cada entrevistador hace en el proceso de investigación previo. Esto complementa cada pieza documental construida mediante la entrevista.
Si bien este proyecto inició entrevistando a quienes pasaron por el centro de detención y tortura (CCDT) 300 Carlos-Infierno Grande (por donde pasaron, entre el 2-10-75 a una fecha indeterminada de 1977, entre 500 y 600 personas, de donde contamos con 50 testimonios), también se comenzó a trabajar con quienes pasaron por CCDT La Tablada, la Dirección Nacional de Inteligencia (DNI), cuarteles del interior del país, Batallón 13; familiares de detenidos desaparecidos, exiliados y con quienes identificamos con la resistencia en nuestro país...
La recolección de los testimonios ya está dando sus frutos en el proceso de investigación del museo. Nuestra actuación en el sitio 300 Carlos está íntimamente relacionada a la información que, en poco más de un año, hemos logrado recolectar. Con base en los testimonios sabemos cuál fue el proceso de secuestro, detención y tortura en este centro en particular, hemos logrado reconstruir el día a día en un galpón de 40x50 metros donde las personas secuestradas desaparecían desde 24 horas a más de 24 meses. Sabemos más sobre los últimos días de los nueve desaparecidos del CCDT.
El ingreso al sitio, inserto en el Servicio de Material y Armamento del Ejército Nacional, está siendo visitado por centenares de personas que, mes a mes, concurren a una visita guiada que realiza el MUME.
Las entrevistas son la materia prima para la construcción de un mural que viene trabajando un grupo de artistas y que se colocará frente al cuartel. También son parte de una investigación que estamos llevando adelante sobre el año 1968 y pensamos formen parte de nuevas investigaciones.
A través de todos los testimonios se podrá investigar el pasado, los procesos migratorios de padres o abuelos de los entrevistados, la crisis económica de la década del 50-60, el nacimiento de la guerrilla urbana, la unificación de los gremios en la CNT, la unificación de la izquierda en el FA, la lucha obrero-estudiantil del 68, la caída de la democracia, la dictadura en sí (con todas sus variantes: presos, desaparecidos, exilio, inxilio y resistencia), la recuperación democrática o la actual pelea por la memoria, verdad y justicia.
La idea es entonces, que la entrevista deje la palabra, los gestos, las pausas y los silencios de quienes por muchas décadas fueron acallados.
]]> 11. Reflexiones finales
Entre los cometidos del Archivo Central de Montevideo definidos por el Digesto departamental encontramos:
Preservar el patrimonio documental, para alcanzar la especialización e interconexión de las administraciones documentales; favorecer los principios de publicidad, transparencia administrativa y participación ciudadana; preservar y garantizar los derechos ciudadanos de privacidad y propiedad intelectual, garantizando el derecho de acceso a la información pública.
Objetivos tan vastos no serían posibles de implementar sin un sistema archivístico institucional y una normativa institucional que acompaña con respaldo de las políticas archivistas nacionales.
En la actualidad el Archivo Central de Montevideo cuenta con un área de depósito donde se conservan aproximadamente 1500 m de documentación (unas 7000 cajas archivadoras con expedientes administrativos, mayoritariamente) proveniente de toda la intendencia y Gobiernos municipales y en su totalidad están a disposición de la administración y la ciudadanía, respondiendo eficientemente al cien por ciento de las consultas y solicitudes en tiempo y forma. Se cumplen procedimientos archivísticos normalizados que promueven la transparencia y eficiencia en la gestión administrativa. Para el 2019 nos propusimos, y estamos concretando, dos metas a cumplir a corto plazo que destacamos entre varias:
1. La reactivación de la Comisión de Evaluación documental con nuevo impulso y renovada.
2. Formalizar la creación de una Comisión Técnica Asesora en materia archivística en la órbita de Secretaría General (con cometidos más amplios y generales que la Comisión de Descripción Archivística), conformada por todos los archivólogos de la Intendencia de Montevideo.
La falta de recursos humanos y materiales es una constante en las unidades de información en las instituciones públicas, pero la experiencia nos ha demostrado que no es en vano el esfuerzo del colectivo archivístico por normalizar la gestión de los archivos, aun pese a las dificultades. El contar con un sistema de archivos, con un archivo central rector de la política archivística y con las comisiones asesoras de los profesionales archivólogos, hace notoria la mejora en la gestión documental y esto queda en evidencia, a lo largo de los años, a medida que se efectiviza la labor archivística y se ven los resultados concretos en recuperación de la información y transparencia en la gestión.
]]> En este artículo se ha querido transmitir un acercamiento al desarrollo del trabajo en un archivo central inmerso en un sistema archivístico institucional. Por otro lado, apostando al trabajo interdisciplinario entre las ciencias de la información (en este caso la archivología y la museología), hemos presentado algunas experiencias, algunos ejemplos del trabajo archivístico realizado por colegas y otros funcionarios en los archivos de los museos departamentales.Queda muchísimo por hacer. No es nuestra intensión dar una falsa imagen de que todo está hecho y funciona sin inconvenientes. No son menores los obstáculos y dificultades que los archivólogos enfrentamos cotidianamente (y aún tenemos el reclamo de que se reconozca la profesionalización de nuestra labor). Todavía estamos trabajando en el rescate de documentación en depósitos, sus procesamientos técnicos y en la mejora de estos procesos.
Finalmente, con todo lo expresado, tenemos el convencimiento de que, desde el año 2012, el trabajo archivístico en la intendencia de Montevideo avanza con pasos más firmes y seguros en el cumplimiento de los cometidos planteados, y podemos afirmar que da sus frutos en aras de la transparencia, resguardo y recuperación efectiva de la información para beneficio de la administración y de toda la ciudadanía.
Notas
* Licenciada en Archivología. Técnica universitaria en Museología. Archivóloga del Archivo Central de Montevideo-Intendencia de Montevideo. Docente asistente del Instituto de Información de la FIC-UDELAR. Contacto: quinguz@hotmail.com
1. La primera Constitución de la República Oriental del Uruguay fue aprobada en 1829, el texto vigente es básicamente el de 1967, el cual, a su vez, tuvo varias enmiendas posteriores. En particular la reforma constitucional de 1997, en términos generales, mantiene la esencia de la constitución de 1967, se considera más bien una reforma constitucional y no una nueva constitución.
2. Ley N.° 3417, 1908. Artículo 140. Cada departamento será administrado y gobernado por un intendente que ejercerá las funciones ejecutivas y por una junta departamental que tendrá funciones de contralor y legislativas.
3. De la página web de la IM.
]]> Bibliografía
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CASAS DE BARRÁN, A.; COOK, M.; MILLAR, L.; ROPER, M. (2003): Gestión de documentos del sector público desde una perspectiva archivística, Universidad de la República, Archivo General, Consejo Internacional de Archivos, International Records Management Trust. Montevideo: Edición - Universidad de la República, Departamento de Publicaciones. [ ]
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HEREDIA HERRERA, A. "Archivística general. Teoría y práctica" Publicaciones de la Excma. Diputación Provincial de Sevilla, España, 1991, 5ta. Edición.
HOLM, S. A. “ Hechos y artefactos: cómo documentar una colección de museo" / Asociación de Museos Documentación (Gran Bretaña). Publicado Cambridge: Asociación de Documentación Museo de 1991.
Sitios web
Intendencia de Montevideo: Digesto Departamental de la Intendencia de Montevideo. Sitio web IM: http://normativa.montevideo.gub.uy/(consultado: julio 2018).
Museo de la Memoria http://mume.montevideo.gub.uy/(consultado: julio 2018).
]]> Presentación del Archivo Oral de la Memoria. http://www.montevideo.gub.uy/institucional/noticias/presentan-archivooral-de-la-memoria (artículo publicado 2017-11-07; consultado: julio 2018).
Recepción: 20 de agosto de 2018
Aprobación: 21 de abril de 2019
Publicación: Junio de 2019
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