La experiencia de archivo abierto
en la Asamblea Constituyente de la
Ciudad de México

The experience of open archive at
the Constituent Assembly of the City
of Mexico

Félix Santana Ángeles, Iván Vega Millán
Máximo de Jesús Méndez Méndez, Jesús Alberto Galván Madrigal*
* Funcionarios de la Unidad de Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México.
Félix Santana Ángeles, Titular: hoja.viento@gmail.com; Iván Vega Millán, Asesor: kotsiraivan@gmail.com,
Máximo de Jesús Méndez Méndez, Asesor: maxjesus2@gmail.com y
Jesús Alberto Galván Madrigal, Asesor: jesusgalvan0711@gmail.com
Recepción: 26 de septiembre de 2017 Aprobación: 30 de septiembre de 2017
Publicación: Octubre de 2017

Resumen

El proceso de elaboración de la primera Constitución Política de la Ciudad de México cierra una época de intensos debates iniciados hace 193 años; con su publicación, se reconoce a la Ciudad como entidad integrante de la Federación y se otorga un modelo de gobierno vanguardista que reconoce las contradicciones inherentes a la pluralidad política y cultural de la capital del país. La Unidad de Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente fue el órgano encargado de documentar el trabajo realizado durante este proceso, así como la elaboración de la misma, siempre desde la figura de parlamento abierto.

El presente trabajo tiene por objeto relatar el procedimiento que siguió la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México, previo a su conformación hasta el momento de la publicación de la Constitución el 5 de febrero de 2017; de igual forma se explicará el proceso de clasificación (ordenación y organización) y descripción de los documentos, videos y audios que definieron la redacción final de la Constitución.

Finalmente, se informará la etapa actual en la que se encuentra el archivo en vísperas de su integración completa en el 2018.

Palabras clave: <Constitución Política de la Ciudad de México> <Asamblea Constituyente> <Archivo Histórico> <Parlamento Abierto> <Cuadro de Clasificación>

Summary

The process of elaboration of the first Political Constitution of Mexico City closes an era of intense debates begun 193 years ago; with its publication, the City is recognized as an integral entity of the Federation and a vanguardist model of government is granted that recognizes the contradictions inherent in the political and cultural plurality of the country's capital. The Historical Archive Unit of the Constituent Assembly was the body in charge of documenting the work carried out during this process, as well as the elaboration of it, always from the figure of open parliament.

The purpose of this paper is to describe the procedure followed by the Constituent Assembly of Mexico City, prior to its formation until the publication of the Constitution on February 5, 2017; In the same way, the classification process (organization and organization) and description of the documents, videos and audios that defined the final wording of the Constitution will be explained.

Finally, the current stage in which the file is located on the eve of its full integration in 2018 will be reported.

1. BREVE HISTORIA DE LA ASAMBLEA CONSTITUYENTE

El 9 de diciembre de 2015 la Cámara de Diputados del Congreso de la Unión aprobó el Dictamen de la Reforma Política de la Ciudad de México, seis días más tarde, el Pleno del Senado de la República también lo respaldaría, en un documento de 31 páginas se sintetizaban las aspiraciones de casi dos siglos para que el Distrito Federal alcanzara un estatus igual al de las otras 31 entidades federativas del país, después de ser aprobada y ratificada por los Congresos locales, el Ejecutivo Federal la promulgó el 29 de enero de 2016.

Con esta reforma, dejó de existir el Distrito Federal y nació la Ciudad de México, la Asamblea Legislativa del Distrito Federal se sustituirá por el Congreso de la Ciudad, las Delegaciones Políticas ahora serán Alcaldías presididas por alcaldes y un Consejo; se reconocerá la autonomía constitucional de la Ciudad en su régimen interior y su organización política y administrativa propia.

La Reforma Política de la Ciudad de México consideró que, para implementar dichas modificaciones legales, fue necesario establecer una Asamblea Constituyente integrada por 100 diputados, de los cuales el 60% fueron electos el 5 de junio de 2016 mediante listas cerradas integradas por fórmulas que presentaron los partidos políticos, además de una lista abierta para candidatos independientes. El restante 40% de los Diputados Constituyentes fue designado de la siguiente forma: 14 Senadores avalados por el voto de dos terceras partes de sus miembros, 14 Diputados Federales respaldados también por dos terceras partes de la Cámara de Diputados, 6 designados por el Presidente de la República y 6 más por el Jefe de Gobierno de la Ciudad de México, todos desempeñaron su encargo de forma honorífica.

De acuerdo a la reforma, el Jefe de Gobierno del Distrito Federal tuvo la facultad exclusiva de elaborar el proyecto de Constitución Política de la Ciudad de México, para ello nombró a 28 personas que conformaron el Grupo Redactor del Proyecto el cual fue entregado a la Asamblea Constituyente el 15 de septiembre de 2016.

El mismo 15 de septiembre se instaló formalmente la Asamblea Constituyente con la presencia de 94 diputados y se informó que de acuerdo a la Reforma Política de la Ciudad de México los cinco Diputados Constituyentes de mayor edad conformarían la Junta Instaladora, la cual fue presidida por Augusto Gómez Villanueva, designado por el Ejecutivo Federal.

A partir del 20 de septiembre iniciaron las labores que permitieron la conformación de los subsecuentes órganos de gobierno: Comisión Redactora del Reglamento Interno (20-09-2016), Mesa de Consulta (04-10-2016) y Mesa Directiva (05-10-2016).

Para el 12 de octubre de 2016 la Mesa Directiva propuso al Pleno la integración de ocho Comisiones de Dictamen de la Asamblea Constituyente y de la Conferencia de Armonización, que fueron: la Comisión de Principios Generales, Carta de Derechos, Desarrollo Sostenible y Planeación Democrática, Ciudadanía, Ejercicio Democrático y Régimen de Gobierno, Poder Judicial, Procuración de Justicia, Seguridad Pública y Organismos Constitucionales Autónomos, Comisión de Alcaldías, Pueblos y Barrios Originarios y Comunidades Indígenas Residentes, y la Comisión de Buen Gobierno, Combate a la Corrupción y Régimen de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

De manera paralela, mientras las Comisiones avanzaban en la discusión de sus dictámenes respectivos, el Pleno aprobó la designación de los titulares de los órganos auxiliares: la Secretaría Parlamentaria, la Secretaría de Servicios Administrativos, la Coordinación de Comunicación Social y la Coordinación de Transparencia y Parlamento Abierto.

Finalmente, una vez promulgada la Constitución Política de la Ciudad de México el 5 de febrero de 2017, el ex Presidente de la Mesa Directiva de la Asamblea Constituyente, Alejandro Encinas Rodríguez entregó la Carta Magna y parte de sus archivos al Presidente de la Comisión de Gobierno de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, Leonel Luna Estrada, para su conservación en ese recinto legislativo, de esta manera cumplió lo señalado en el artículo 46 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, que a la letra dice:

...en caso de fusión o extinción de Instituciones, sus fondos documentales serán entregados a la institución que le sustituya en el ejercicio de sus atribuciones, de acuerdo a su ciclo vital, a través de inventarios archivísticos normalizados, con todas y cada una de las series que conformaron el ente público que se extingue o fusiona.

2. LA UNIDAD DE ARCHIVO HISTÓRICO DE LA ASAMBLEA CONSTITUYENTE

2.1. La creación de la Unidad de Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente.

El 22 de diciembre de 2016 con 79 votos a favor y uno en contra, el Pleno aprobó un punto de acuerdo de la Mesa Directiva por el que se propusieron las disposiciones generales para integrar el Comité de Transparencia de la Asamblea Constituyente, el cual estableció en su primera disposición que la Asamblea contaría con una Unidad de Archivo Histórico, responsable de resguardar toda la información generada durante sus trabajos; además sus funciones y actividades estarían de conformidad con lo que señala la Ley de Archivos del Distrito Federal.

2.2.  Los trabajos de la Unidad de Archivo Histórico.

La primera reunión de trabajo se realizó el mes de noviembre y estuvo a cargo del Maestro Jorge Núñez Chávez quien fue Director del Archivo Histórico del Archivo General de la Nación, en ella se explicó el marco jurídico que justificaba la creación del archivo; así como los criterios que determinan el valor histórico de los documentos.

La segunda reunión fue el mes de enero, a cargo del titular de la Unidad de Archivo Histórico Félix San tana Ángeles, quien presentó al personal de enlace los lineamientos de archivo, el cuadro de Clasificación Archivística (el fondo, las secciones, las series y los expedientes), además se ejemplificó la asignación de la misma y se establecieron los procesos técnicos indispensables para la recepción de los expedientes.

Por lo anterior, durante los meses de enero y febrero se asesoraron a las áreas responsables de generar la documentación que conforman al Archivo Histórico Constituyente, así como aclarar las dudas que surgieron respecto a la organización y ordenación de sus expedientes; se recibió la documentación entregada por cada órgano perteneciente a la Asamblea; y se cotejaron los inventarios de transferencia y la documentación recibida.

Por último, se realizaron procesos técnicos sobre aquellos expedientes que lo necesitaron: foliación, depuración de objetos metálicos, colocación de guardas a los positivos fotográficos, sustitución y colocación de guardas de primer y segundo nivel a la documentación entregada, rotulado adecuado de las pestañas de los expedientes; elaboración de etiquetas de identificación con los datos necesarios.

Finalmente se digitalizaron, renombraron y trasladaron a formato PDF, con tecnología OCR los 3,370 expedientes con las 100,820 fojas entregadas, de acuerdo a los lineamientos propios del archivo para integrarlos a los 9 Discos Duros Externos que forman parte del Acervo Histórico de la Asamblea Constituyente.

2.3. Volumen e instalación.

El Fondo documental del Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México (AHAC-CDMX) está integrado por 40 cajas (Anexo 1) con un total de 3,370 expedientes con 100, 820 fojas equivalentes a un total de 19.7 metros lineales, distribuidos como a continuación se describe:

Material documental: Distribuido en 37 cajas de cartón equivalentes a 18.5 metros lineales, numeradas en los rangos del 1 al 37. En conjunto suman un total de 3,370 expedientes; en términos generales los documentos se encuentran en condiciones estables de conservación.

La documentación se encuentra colocada en guardas de primer nivel (fólderes) tamaño carta y oficio. En la pestaña de la guarda se encuentra rotulado la clasificación archivística asignada y debajo de ésta la etiqueta que consigna los datos necesarios para su identificación: fondo, sección, serie, expediente, fojas, años y caja.

La mayoría de la documentación está foliada en manuscrito en el extremo superior derecho y se encuentra libre de objetos metálicos.

Material gráfico: Resguardado en Discos Compactos y una Unidad de Disco Duro (HDD), ubicada en la caja 40, perteneciente a la sección: Coordinación de Comunicación Social. El material gráfico ocupa un espacio de 347 GB. La suma total de archivos asciende a los 38,413 (12,804 imágenes) distribuidos en 433 carpetas.

La cantidad por imagen se triplica debido a que cada una cuenta con tres formatos distintos: JPG, NEF y XMP. El material gráfico ocupa un espacio de 347 GB. Las imágenes están ordenadas por fecha, comisiones y eventos.

Ambas secciones suman una cantidad de 101 expedientes entre los que se encuentran los siguientes diarios: Diario Oficial de la Federación, Gaceta Parlamentaria del Senado de la República, Gaceta Parlamentaria de la Cámara Diputados y Gaceta Parlamentaria de la Asamblea Constituyente.

El material está ordenado cronológicamente. Cabe señalar que los Diarios Oficiales de la Federación se encuentran en su formato original, mientras la información de las gacetas son re impresiones del formato hemerográfico original.

Material audiovisual: El material fue proporcionado por el Gobierno de la Ciudad de México, cuenta con las reuniones de trabajo de las Comisiones de Dictamen de la Asamblea celebradas en el Palacio de Minería. La información se encuentra almacenada en 7 Unidades de Disco Duro (HDD) resguardas en las cajas 38, 39, y 40; los primeros 5 Discos Duros cuenta con 140 videos de reuniones de trabajo; mientras que los siguientes 2 almacenan 68 audios de las mismas sesiones.

Adicionalmente la Unidad de Transparencia y Parlamento Abierto nos remitió una Unidad de Disco Duro. De igual forma, en fechas recientes, el Canal del Congreso remitió el total de sesiones del pleno, que incluye cerca de 236 horas de trabajo, en 79 discos en formato DVD distribuidos en 8 cajas.

El material responde a un orden cronológico y cuenta con un inventario puntual.

2.4. Identificación, alcance y contenido.

Dentro de los soportes contenidos en el fondo, destacan: Documentos en papel bond, tamaño media carta, carta y oficio, croquis y lonas en plástico; Información textual, gráfica y audiovisual resguardadas en los siguientes medios de almacenamiento: Memorias USB (USB), Discos Compactos (CD) y Unidades de Disco Duro (HDD).

Por otra parte, se identifican las siguientes tipologías documentales:

a. Gráficos: Positivos fotográficos y fotografías digitales.

b. Bibliohemerográficos: Libros, diarios y gacetas.

c. Oficiales: Actas de instalación, actas, acuerdos, circulares, contratos, convenios, convocatorias, diarios de debates, dictámenes, facturas, gaceta parlamentaria, informes, propuestas ciudadanas, iniciativas de diputados, licencias, lineamientos, manuales, marco jurídico, presupuesto.

d. Textuales: Manuscritos y mecanografiados; cartas, volantes.

Dentro de las fechas extremas contenidas en la información predomina:

a. De los documentos: 2016-2017. Fecha predominante: 2016.

c. Del material bibliohemerográfico: 2016-2017. Fecha predominante: 2016.

Por último, dentro del alcance y contenido de la documentación se encuentran:

a. De los órganos de gobierno, las comisiones de dictamen, grupos parlamentarios y órganos auxiliares y administrativos. Contiene la estructura orgánica completa, semblanzas curriculares (de Diputados Constituyentes, asesores y colaboradores) y directorio de colaboradores.

b. En particular, de los órganos de gobierno se cuenta con Acta de instalación, actas, acuerdos, agenda, circulares, comunicados emitidos, convenios, convocatorias, informes, licencias, lineamientos, listas de asistencia, marco jurídico, numeralia y estadística, propuestas de modificaciones de Comisiones al Pleno, reglamentos, relación de sesiones y reuniones de trabajo.

c. Del Pleno de la Asamblea Constituyente. Actas de sesiones, infografías, listas de asistencias, monitoreo de medios de comunicación, registro de Diputados Constituyentes, turnos de comisiones y versiones estenográficas de sesiones.

d. De las Comisiones de Dictamen. Actas de instalación, actas, acuerdos, agenda, asistencias, circulares, comunicados emitidos, convocatorias, dictámenes, foros, audiencias y consultas; infografías, informes, iniciativas de diputados, listas de asistencia, planes y programas de trabajo, pre dictámenes, presupuesto, propuestas ciudadanas, propuestas de modificaciones de Comisiones al Pleno, reglamentos, reservas legislativas, reuniones de trabajo, semblanzas curriculares, versiones estenográficas, votaciones y votos particulares.

e. De los Grupos Parlamentarios. Agenda, circulares, comunicados emitidos, convocatorias, declaración de intereses, dictámenes, documentos audiovisuales de las sesiones, foros, audiencias, consultas; infografías, informes, iniciativas de Diputados, licencias, numeralia y estadísticas, planes y programas de trabajo, propuestas de armonización, reglamentos, reservas legislativas, reuniones de trabajo y versiones estenográficas.

f. De los Órganos Auxiliares y Administrativos. Actas, acuerdos, asistencias, circulares, comunicados emitidos, convenios, convocatorias, correspondencia, declaración de intereses, diario de debates, dictámenes, facturas, infografías, informes, iniciativas de Diputados, licencias, lineamientos, manuales, marco jurídico, numeralia y estadísticas, parlamento abierto, planes y programas de trabajo, presupuesto, presupuesto ejercido, propuestas ciudadanas, propuestas de modificaciones de Comisiones al Pleno, recursos Humanos, reservas legislativas, semblanzas curriculares, transparencia, votaciones.

g. Respecto al material gráfico y audiovisual. Inventarios, semblanzas, fotografías, videos, audios, versiones electrónicas en formato PDF de toda la documentación que conforma el Archivo.

El cuadro de clasificación archivística está basado en un criterio orgánico (Ramírez de León, 2011, p. 14) privilegiando el proceso legislativo realizado por la Asamblea, aunado a que es un proceso legislativo sui generis, la naturaleza de la documentación nunca fue considerada para integrar otros fondos legislativos clasificados con antelación.

La clasificación obedeció a las categorías de agrupación de Fondo, Sección y Serie, estableciendo un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales, que conformaron el acervo de la Asamblea Constituyente.

Dado que la Asamblea cumple con las características propias de un fondo documental: Entidad de existencia legal: nombre y existencia jurídica propia establecida por una disposición precisa, fechada y publicada en un órgano de gobierno; con funciones propias establecidas en alguna disposición normativa, con una posición jerárquica definida dentro de su estructura administrativa; y autonomía para el desarrollo de sus funciones. Se le definió a la misma como el Fondo documental Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México, cuyo código es: AHAC-CDMX.

Se decidió asignarle a cada órgano integrante de la Asamblea el carácter de sección, pues contaron con funciones establecidas por el órgano creador y subordinadas al mismo, con una organización capaz de desarrollar sus funciones delegadas. En el Cuadro Clasificador existen dos secciones cuyo código clasificador se realizó a partir de un criterio alfa-numérico para establecer subsecciones, estos casos se aplicaron para el caso de los grupos parlamentarios y las comisiones legislativas.

De igual forma se agregó una sección, ex profeso, a los órganos integrantes de la Asamblea, la incorporación obedeció al interés de contar con la mayor cantidad de documentación previo, durante y después de la instalación de la misma. Así dicha sección concentra los documentos previos a la instalación de los órganos de gobierno, los expedientes de la sección documentos preparatorios para la Constitución de la Ciudad de México, proceden de órganos oficiales: gacetas de la Cámara de Senadores, de Diputados, y del Gobierno de la Ciudad; informes de la Secretaría General de la Cámara de Diputados; y el Diario Oficial de la Federación.

La categoría de Serie documental, entendido como la división de las Secciones, corresponde al conjunto de documentos producidos como resultado de una misma actividad administrativa, asunto, materia o trámite, acumulados y organizados de acuerdo a una lógica propia. El Archivo Histórico distinguió 53 series documentales que cumplen con las funciones propias de todos los órganos integrantes de la Asamblea.

Como se ha mencionado con anterioridad, la totalidad de los expedientes fueron digitalizados en formato PDF, y se aplicó tecnología de identificación de caracteres (OCR) para facilitar las búsquedas por palabra. En el caso del archivo digital, obedece al mismo orden y clasificación física, de tal forma que la primera carpeta corresponde al Fondo, la segunda en línea son las Secciones y a su vez cada una contiene las Series correspondientes y así sucesivamente hasta el nivel de expediente.

3. FUTURAS ACCIONES DE UN ARCHIVO EN CONSTRUCCIÓN: PRÓXIMAS TRANSFERENCIAS, ACCESIBILIDAD Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN

Conforme a los artículos décimo, décimo primero, décimo segundo y décimo tercero transitorios de la Constitución Política de la Ciudad de México, se facultó a la Asamblea Legislativa del Distrito Federal para realizar las actividades necesarias para la expedición de las leyes constitucionales referentes a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial; así como las de alcaldías, y los órganos de control interno y combate a la corrupción, para hacerlas aplicables al proceso electoral de 2018. El límite para la elaboración de estas leyes es el 31 de diciembre de 2017.

Es previsible que todos los documentos que se produzcan durante este proceso se integren al fondo del Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente con base en el Cuadro Clasificador ya definido y de ser necesario considerar la creación de nuevas secciones y series documentales.

La propia Constitución Política de la Ciudad de México establece en su artículo 18, inciso C, que el registro de la memoria oral histórica forma parte del patrimonio de la ciudad y una parte importante de este patrimonio lo constituyen los archivos históricos.

En virtud de lo anterior es conveniente considerar la integración de nueva documentación al Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente que ahora está a cargo de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, dicho lo cual se prevé la inserción de nuevas secciones que incluyan los procesos posteriores a la publicación de la Constitución:

a) Las Controversias constitucionales y

b) Las leyes secundarias.

Sumado a lo anterior, hay una serie de procesos jurídicos que obligan al Archivo brindar información a aquellos órganos de gobierno que lo soliciten; de igual forma en cumplimiento de los acuerdos establecidos por la Mesa Directiva de la Asamblea Constituyente, el archivo es apto para la consulta pública. Máxime que la propia Constitución lo estipula en el artículo 7, inciso D, numeral 2:

Se garantiza el acceso a la información pública que posea, transforme o genere cualquier instancia pública, o privada que reciba o ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad o de interés público. Esta información deberá estar disponible en formatos de datos abiertos, de diseño universal y accesible.

Ciertamente el archivo ya contaba con un Cuadro Clasificador y la preparación archivística del material documental, así como su respaldo en una versión electrónica, conforme a los criterios establecidos en la propia Constitución: datos abiertos, diseño universal y accesibles.

Ahora bien, dentro de las tareas realizadas en la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, se han elaborado aquellos procesos que definan el acceso y consulta del material documental: Diagrama de procedimientos de préstamo; disposiciones para la consulta del fondo documental; formato de solicitud de documentos y el tríptico informativo sobre las condiciones de acceso a la documentación.

Finalmente existe en línea la página de la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México (http://www.diputados.gob.mx/asambleaconstituyentecdmx/, consultada: 17/10/2017); la cual documentó al momento todo el proceso legislativo emanado de la Asamblea Constituyente.

No obstante falta resguardar en línea la información que se derivó de la conclusión de actividades, documentación que resguarda el Archivo Histórico Constituyente, misma que no se encuentra actualmente en un dominio de internet.

En suma, el Archivo resguarda toda la documentación administrativa generada por los órganos de gobierno, grupos parlamentarios, comisiones de dictamen, y las áreas técnicas; en conjunto con la página electrónica de la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México garantizan el derecho a la información. No obstante, es necesario homologar los documentos digitalizados con los que se encuentran en la red, ello con la finalidad de ofrecer una plataforma accesible que permita una mayor difusión del proceso legislativo que originó la primera Constitución de la Ciudad de México.

REFERENCIAS

ASAMBLEA Constituyente de la Ciudad de México (2016). Acuerdo de la Mesa Directiva por el que se proponen al pleno, disposiciones generales porque el que se integra el Comité de Transparencia de la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México y que habilita a la Unidad de Transparencia y Parlamento Abierto como Unidad de Transparencia, México.        [  ]

ASAMBLEA Constituyente de la Ciudad de México (2017). Lineamientos para la organización de Archivo Histórico de la Asamblea Constituyente de la Ciudad de México, México.        [  ]

ASAMBLEA Legislativa del Distrito Federal (2008). Ley de Archivos del Distrito Federal, Gaceta Oficial del Distrito Federal.        [  ]

DIARIO Oficial de la Federación (2016). Decreto por el que se declaran reformadas y derogadas diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de la reforma política de la Ciudad de México. México, Tomo DCCLVIII, N° 21.        [  ]

GOBIERNO del Distrito Federal (2017). Constitución Política de la Ciudad de México. México: Editorial Porrua.        [  ]

INSTITUTO Mexicano para la Competitividad (2015), Boletín diágnostico de Parlamento Abierto en México. México: Alianza por el Parlamento Abierto.        [  ]

RAMÍREZ DE LEÓN, J. A. (2011). Metodología para el diseño y formulación de sistemas de clasificación y ordenación archivística. México: Instituto Nacional de Acceso a la Información, Archivo General de la Nación.        [  ]

ASAMBLEA Constituyente de la Ciudad de México, página electrónica: http://www.diputados,gob.mx/asambleaconstituyentecdmx/ (fecha de revisión: 17/10/2017)