LA ARCHIVÍSTICA, LOS ARCHIVOS Y LOS DOCUMENTOS: SÍNTESIS DE LA EXPERIENCIA COLOMBIANA

ARCHIVES ADMINISTRATION, THE STOCK AND DOCUMENTS: SUMMARYOF EXPERIENCE COLOMBIANA

Luis Fernando Sierra Escobar*

*Luis Fernando Sierra Escobar (Bogota, 15 de septiembre de 1980 ). Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística. Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos. Magister en Docencia de la Universidad de la Salle y estudiante Doctorado Ciencias de la Información y la Comunicación de la Universidad de Extremadura (España). Profesor-Investigador de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales –Programa Sistemas de Información y Documentación- de la Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia.

RESUMEN

El presente artículo, corresponde a una revisión documental sobre diversas fuentes, entre las que se encuentran escritas por connotados archivistas e historiadores, como: Sara Gonzales, Fernando Mayorga, Carlos Alberto Zapata, entre otros, y la visita a los sitios web de diversas instituciones como el Archivo Genera de la Nación de Colombia, la Universidad de La Salle, la Universidad del Quindío y la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia. En cuanto a su estructuración, se encuentra divido en capítulos para facilidad del lector de la siguiente manera: 1) Introducción y Antecedentes; 2) Los Archivos en la Época Colonial; 3) Archivo General de la Nación; 4) Los Archivo Republicanos: 5) La Enseñanza Archivística; 6) Asociaciones Profesionales; 7) Legislación Archivística; 8) Figuras destacadas en la Archivística Nacional y Conclusiones. En resumen, no es un texto novedoso en sí mismo, pero sí es la síntesis de diversas fuentes y documentos analizados por el autor, con adiciones, comentarios y posturas propias de quien lo compiló y redactó.

Palabras clave

<Archivística Colombiana> <Historia de los archivos> <Enseñanza Archivística> <Legislación Archivística> <Asociación de Archivistas>

ABSTRACT

The present article, corresponds to a documentary review on various sources, among which are written by renowned archivists and historians such as: Sara Gonzales, Fernando Mayorga, Carlos Alberto Zapata among others and the visit to the web sites of various institutions as file Genera of the Colombia nation, de la Salle University, the University of Quindio and the University of pedagogy and technology of Colombia. En cuanto a its structure, is divided into chapters for ease of the reader in the following manner: 1) introduction and background; (2) The files in the Colonial period; (3) The General Archives of the nation; (4 () Republican file: 5) archival education; (6) Professional associations; (7) Archival legislation; (8) The figures highlighted in the national archival and conclusions. In short, it is not a novel text in itself, but if it is a synthesis of sources and documents scanned by the author, with addition comments and who’s own positions I compile and where.

Key words

<archival Colombiana> < History files> < Archival Education> < Archival legislation> < Professional Associations>

1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES

Colombia, en los últimos años ha observado cómo su conocimiento, práctica y saber  sobre la archivística, los archivos y sus documentos se ha visto revitalizado; pues con la expedición de la Ley General de Archivos Nº 594 de 2000, se vino a llenar el espacio faltante en cuanto a la estructura, operación y administración de los archivos que se requería a nivel país, departamento, municipio y distrito, respectivamente.

Como primer recuento histórico para esta breve introducción, podemos comentar que la ex directora del AGN Sara González (2009), afirma que el primer paso que se dio en 1934 fue clasificar los legajos por secciones y en orden riguroso, con el fin de que pudieran ser consultados los catálogos que tiempo atrás había elaborado don Francisco Javier Vergara y Velasco. Los Fondos Documentales están compuestos por seis secciones: Colonia, República, Archivo Anexo, Colecciones, Notarías, Mapas y Planos, que contienen manuscritos, impresos, mapas, planos, dibujos, fotografías, microfichas, videos y cintas sonoras, como se describe a continuación:

•   Sección Colonia:                      62   Fondos

•   Sección República:                  93   Fondos

•   Sección Archivo Anexo:           32   Fondos

•   Sección Notarías y Registros:  27   Fondos

]]> •   Sección Colecciones:               2     Fondos

•   Mapoteca:                                1     Fondo

Finalmente, y como breve antecedente, se puede concluir que “el Archivo General de la Nación de Colombia, el más importante repositorio documental del país, custodia cerca de 5.000.000 de folios documentales. Desafortunadamente, el patrimonio documental de la ciudad y del país ha sufrido importantes pérdidas en sus archivos. El primero de magnitud conocido fue el terremoto y posterior incendio del palacio virreinal a finales del siglo XVIII. Durante la independencia se perdieron muchos archivos, entre ellos los documentos oficiales de la Primera República que fueron destruidos ex profeso por los patriotas para que no cayeran en manos de los realistas. Después de la independencia los archivos coloniales, entre ellos los del Virreinato, permanecieron en lamentable descuido y sufrieron mutilaciones y depredación. En el gobierno del General Reyes, en 1905, se consolido lo que existía y se organizo en el Archivo Nacional, hoy Archivo General de la Nación” (Mayorga Garcia, et al., 2011)

2. LOS ARCHIVOS EN LA ÉPOCA COLONIAL

En primera instancia, puede afirmarse que la Sección Colonia es uno de los tesoros documentales más importantes del Archivo General de la Nación. Toda vez, que “la integran los fondos más antiguos del Archivo. Ofrece información variada, completa y rica sobre el Nuevo Reino de Granada, y documentos relativos a las actuales repúblicas de Panamá, Venezuela y Ecuador. Está dividida en 62 fondos, organizados temáticamente entre los que encontramos algunos como Curas y Obispos, Caciques e Indios, Médicos y Abogados, Negros y Esclavos, etc. y cronológicamente la documentación se extiende desde 1543 hasta 1893” (Archivo General de la Nación, 2012).

En consecuencia, el Profesor Mayorga (2011), en su reciente obra sobre el Patrimonio Documental de Bogotá, describe que la Sección Colonia del AGN se encuentra organizada en 62 fondos, que sus fechas extremas, hasta donde ha podido comprobar, van de 1546 a 1821, pero hay documentos producidos con posterioridad a esta fecha, archivos en los fondos coloniales, pues su tema continúo, como es, por ejemplo, el caso de algunos impuestos.

Fuente: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1731#

3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Ahora bien, en cuanto a las funciones que como entidad encargada de aplicar la política archivística le compete, la Ley 80 de 1989 definió las siguientes:

•    Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

•    Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.

•    Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.

•    Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

•    Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.

•    Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

Asimismo, y como guías para la acción, el Archivo General de la Nación ha definido sus políticas, a partir de cuatro planes estratégicos que han guiado su accionar y “a manera de balance es posible afirmar que, a pesar de algunas dificultades, a causa de coyunturas administrativas y problemas presupuestales, el AGN ha mostrado un avance permanente en sus metas y el impacto causado en los archivos del orden nacional, departamental y municipal” (González Hernández, 2009).

Para ilustrar esto, los planes definidos han sido:

•    Plan Estratégico 1995-1998 “Hacia una Política Archivística”

•    Plan Estratégico 1999-2002 “Hacia el Archivo Total”

•    Plan Estratégico 2003-2006 “Hacia los Archivos como Centros de Información”

•    Plan Estratégico 2006-2009, 2009-2010” “De transición”

•    Plan Estratégico 2011-2014 “Hacia un Programa de Gestión Documental Electrónico”

No obstante y paralelo a estos planes estratégicos, se encuentra el Sistema Nacional de Archivos SNA, como “el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional” (Archivo General de la Nación, 2012).

•    En el nivel Nacional: Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación. Instancias Asesoras: Comités Técnicos.

•    En el nivel Departamental: Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento. Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.

•    En el nivel Distrital: Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito. Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.

•    En el nivel Municipal: Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio. Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.

En cuanto a la estructura para su funcionamiento, el AGN fue regulado por el Decreto 163 de 1992 y reorganizado por grupos internos de trabajo; de acuerdo a las resoluciones 270 de 2011 y 327 de 2011, respectivamente. A continuación, se ejemplifica la estructura organizacional del AGN actualmente.

Fuente: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1161

En conclusión y  para mayor comprensión de los servicios, trámites y productos ofertados por el Archivo General de la Nación de Colombia, se invita al lector del presente texto, a la visita del sitio web oficial de la institución.

Fuente: http://www.archivogeneral.gov.co/

4. LOS ARCHIVOS REPUBLICANOS

Con respecto a los documentos republicanos en el Archivo General de la Nación de Colombia, estos se encuentran ubicados en la Sección República; y de acuerdo al Profesor Mayorga (2011), la mayor cantidad de documentos sobre la ciudad de Bogotá reposan allí. Pues, en muchos de los 92 fondos que integran esta sección, en la sección Archivo Anexo, en las Colecciones, las diez Notarías de Bogotá y en el Archivo Legislativo hay información sobre la ciudad y su localización es más fácil que en los fondos coloniales por cuanto los legajos que contienen los documentos guardan cierto nivel de organización, pues generalmente se limitan a un asunto y no mezclan los temas.

Así mismo, la Sección República “se formó en la segunda mitad del siglo XIX con documentación proveniente de las cuatro Secretarías de Estado (del Tesoro, de Hacienda, del Interior y Relaciones Exteriores, Guerra y Marina), además de otros documentos que se fueron incorporando con el tiempo. Se encuentra dividida en 92 fondos, de diferente temática y corresponden a los diversos ramos de la Hacienda Pública y a las distintas Gobernaciones, Ministerios y Secretarías de Estado. A esta Sección se han venido incorporando nuevos fondos, en especial provenientes de los diferentes ministerios. Esta documentación se encuentra comprendida entre los años de 1621 y 1995” (Archivo General de la Nación, 2012)

Fuente: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1732

5. LA ENSEÑANZA ARCHIVÍSTICA

Ahora bien, durante la década de los ochenta, “el Consejo Superior de la Universidad del Quindío, a través del -Acuerdo Nº 074 del 3 de julio de 1986, aprobó en su artículo único la presentación del proyecto de apertura del programa de pregrado: Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, bajo la modalidad a distancia, ante el ICFES y en mayo 28 del año siguiente, mediante Acuerdo Nº 091 de 1987, el ICFES concede a UNIQUINDIO, la licencia de funcionamiento al programa Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Modalidad a Distancia” (Monsalve Mejia, et al. , 2009).

Fuente: http://www.cienciadelainformacion.edu.co/

Posteriormente durante el año 2005, fue creada la Tecnología en Archivística de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, con una duración de seis semestres; es importante recalcar que la tecnología también se ha ofrecido en otras regiones como: Andes, Carmen del Viboral, Puerto Berrio, Sonson, Turbo y Yarumal.

Fuente: http://www.uptc.edu.co/casabogota/especializaciones/

En el nivel de pos gradual, durante los años noventa, tuvo nacimiento la Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos en la Universidad de La Salle y la Especialización en Archivística en la Pontificia Universidad Javeriana. Sin embargo y durante la primera década del siglo XX, han empezado a dejar de operar paulatinamente. No obstante, aún sobrevive la Especialización en Archivística de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia UPTC.

Nuevamente, y como pionera en la formación de archivistas en el territorio nacional; la Universidad de La Salle, durante el año 2011, inicia el primer corte de la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos en la modalidad semipresencial, con el único fin de impartir formación en el campo archivístico a nivel nacional y para todos aquellos profesionales interesados en tema de los archivos, documentos y usuarios.

6. ASOCIACIONES PROFESIONALES

Para el Profesor Zapata (2002), el desarrollo de las asociaciones de archivistas en Colombia se ha caracterizado por una serie de aspectos que conviene señalar:

1.  Su creación ha sido motivada por el interés de un grupo de profesionales,  funcionarios de archivos, profesores de archivísticas y de instituciones archivísticas,  conscientes del papel que dentro de una sociedad juegan las agremiaciones.

2.  El estado no tiene ningún tipo de incentivo para el trabajo gremial.

3.  La participación de los trabajadores de los archivos en sus diferentes niveles, ha sido muy reducida frente al potencial existente, pues se estima que menos de 0.1% ha pertenecido, pertenece o desea pertenecer a una asociación.

4.  Los socios son atraídos por intereses particulares o por los beneficios que se  desprenden de su pertenencia a una asociación profesional, pero muy pocas veces se  incorporan a las asociaciones porque tengan un real  y verdadero sentido de  comunidad profesional. 

5.  No existe  una verdadera conciencia sobre los deberes y responsabilidades que se  adquieren cuando se solicita el ingreso a las asociaciones de archivistas o de  cualquier otra naturaleza.

]]> 6.  Las difíciles circunstancias económicas con las que deben trabajar las asociaciones  de archivistas, impiden su adecuado desarrollo así como su crecimiento sostenido. 

7.  Las cuotas de afiliación o sostenimiento a pesar de ser muy reducidas, no son  cumplidas oportunamente por los socios.

En cuanto a los orígenes de las asociaciones profesionales colombianas, destinadas a la agremiación de profesionales archivistas, Menjura & Villate (2007) en su artículo “El Colegio Colombiano de Archivistas; Antecedentes, Desarrollo y Perspectivas” reseñan la existencia de las siguientes:

–   La Asociación Colombiana de Archivistas, ACAR, nació en 1973 con el objeto de agremiar a las personas tanto empíricas como profesionales en el oficio y el manejo de los archivos. Debido a la carencia de recursos y patrocinio ésta asociación feneció a mediados de la década de los 90 (Zapata, 2002).

–   La Sociedad Colombiana de Archivistas, SCA, se creó en el 2002 con el propósito de llenar el vacío dejado por ACAR y agrupar, promover y mejorar las condiciones de los archivos y los archivistas profesionales, administradores documentales y profesionales de la información, vinculados al ejercicio de la archivística.

–   La Asociación de Egresados de Bibliotecólogos y Archivistas de la Universidad de La Salle, ASEBIAR, se creó en 1983 con el propósito de fortalecer los lazos con sus egresados y promover el desarrollo de actividades académicas, culturales y sociales que redunden en beneficio de ellos.

Dentro de las asociaciones de archivistas que cuentan con página web, se encuentra la de la SCA, como un mecanismo de comunicación e interacción con todos sus socios en todo el territorio nacional, como se observa a continuación.

Fuente: http://www.sarchivistas.org/

7. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

De acuerdo al ex director del AGN, Álvaro Arias (2008), la legislación en materia de archivos es amplia y data de muchos años (1913-2007); por ello, la Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación y el Sistema Nacional de Archivos, como red de enlace entre todos los repositorios del país para poner al servicio del público la riqueza documental.

En consecuencia, “podría afirmarse que, en general, la ley 594 de 2000, regula y fundamenta los procesos archivísticos en su conjunto, teniendo como punto de partida que los archivos históricos devienen de los administrativos, aborda los procesos que van desde la creación  de los documentos, hasta su destino final, es decir abarca el ciclo vital de documentos en cualquier soporte. Esta ley plantea diversos procedimientos, técnicas y fundamentos teóricos, así como nuevas metodologías para abordar la función archivística” (Archivo General de la Nación de Colombia, 2008)

A su vez, y dentro de la lista de acuerdos que ha expedido el Archivo General de la Nación de Colombia con mayor impacto en todo el territorio nacional, se encuentran:

•    Acuerdo Nº 07 (29 de junio de 1994). Reglamento General de Archivos. Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994.

•    Acuerdo Nº 060 (30 de octubre de 2001). “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.

•    Acuerdo Nº 037 (20 de septiembre de 2002). Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

]]> •    Acuerdo Nº 039 (31 de octubre 31 2002). Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

•    Acuerdo Nº 042 (31 de octubre de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

•    Acuerdo Nº 002 (23 de enero de 2004). Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Finalmente y para conocer más en profundidad la relación de normas sobre archivos, se recomienda la lectura del texto “Legislación Archivística Colombiana”, el cual se encuentra en acceso online en la Página web del Archivo General de la Nación de Colombia, como se observa, a continuación:

8. FIGURAS DESTACADAS EN LA ARCHIVÍSTICA NACIONAL

Definir personalidades destacadas en el campo de archivos en mi país, es algo complejo, pues a mi entender todos y cada uno de los archivistas que han trabajado en archivos públicos, privados, nacionales, municipales, distritales, universitarios, notariales, farmacéuticos, entre otros, son y han sido archivistas destacados; pues de una u otra manera se han preocupado por la reconstrucción y conservación de la memoria documental del país.

En este orden de ideas, simplemente referiré a algunos de aquellos archivistas que al momento de escribir estas cortas líneas han venido a mi mente, pero que por ello no significa que el resto de ellos no esten presentes y vivos en mis recuerdos.

]]> •    Jorge Palacios Preciado (qepd): Nacido en Tibasosa- Boyaca, 1940-2003. Se destacó por su labor como humanista, educador, historiador y por su gestión en el mundo de los archivos. Luego de ocupar importantes cargos en la academia y de establecer en algunas universidades programas de alto nivel en Historia y Educación, fue nombrado Director del Archivo General de la Nación de Colombia, cargo que ocupó entre los años desde 1979. Fue Director encargado entre 1989 y 1992, y nombrado definitivamente por el Gobierno nacional, Director del Archivo General de la Nación de 1992-2003.

•    Sara González Hernández: Ex directora del AGN. Nacida en Bogotá, Socióloga de la Universidad de La Salle y con Maestría en Investigación Social Interdisciplinaria en la Universidad Distrital. Realizó estudios de archivística en Francia y adelantó un curso sobre gestión cultural en la Universidad de los Andes.

•    Mariela Álvarez Rodríguez: Actual Subdirectora Alcaldía Mayor de Bogotá. Bibliotecóloga y Archivista por la Universidad de La Salle, Facultad de Sistemas de Información y Documentación. Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos, Universidad Internacional de Andalucía, España. Magíster en Docencia Universitaria, Universidad de La Salle. Bogotá, D.C. Candidata al Máster en Documentación Digital, Universidad Pompeu Fabra, Barcelona.

•    Carlos Alberto Zapata: Actual Director del AGN. Bibliotecólogo y Archivista de la Universidad de La Salle. Especialista en Gestión Gerencial, de la Universidad Central de Colombia; Máster en Documentación Digital, de la Universitat Pompeu Fabra de España, y Magíster en Docencia, de la Universidad de La Salle. Actualmente cursa EL tercer año de estudios de Doctorado en Investigación en Biblioteconomía y Documentación, en la Universidad de Salamanca, España.

CONCLUSIONES

Como conclusión general, se encuentra que Colombia es un país de una larga tradición documental, y  a su vez en la práctica de la aplicación de los tradicionales principios y procesos archivísticos aceptados internacionalmente. No obstante, aun continua siendo muy joven y en pleno proceso de identificación y descubrimiento de nuevas metodologías, que faciliten la labor archivística a nivel país y que sea completamente adaptable y compatible con los lineamientos y directrices emanas por el Sistema Nacional de Archivos.

BIBLIOGRAFÍA

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