GUÍA PRÁCTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, de Luis Oporto Ordóñez y Carola Campos Lora

Este libro viene a llenar un vacío existente en la literatura de la Archivística Boliviana y Latinoamericana. Hace un tiempo que no hay creaciones técnicas de este tipo en Bolivia. La labor de años de los autores se ve reflejada en esta obra. En este punto quiero destacar que no solo es un trabajo teórico, sino que es la práctica de muchos años en los archivos, yo he visto a Carola en su trabajo cotidiano en el sistema de Archivos de la COMIBOL, como archivera. También a Luis en su labor cotidiano, en la Biblioteca del Congreso, esto quiere decir que están abocados a una tarea en la práctica netamente archivística y se nota en cada una de las líneas del libro.

Esta guía está muy bien estructurada y divide adecuadamente sus capítulos. Quiero destacar la primer parte, donde se realiza una introducción a la realidad histórica, social, legal y política de Bolivia, ya que es importante saber dónde y cómo vamos a desarrollar las tareas y conocer de esta manera lo acontecido en el área archivística hasta este momento. También es muy importante en esta parte, el análisis y la comparación de la Nueva Constitución Política del Estado con las constituciones de otros países, como así también la observación en esta nueva Constitución del acceso a la información y del cuidado a los documentos. Algo para destacar es la inclusión de los pueblos indígenas originario campesinos con garantías y como guardianes sobre los bienes culturales intangibles.

Me han llamado la atención la cantidad de cuadros comparativos y cuadros referenciales en la obra. Esto es muy importante para la Archivística, porque clarifica y agiliza todos los métodos a utilizar. También son muy ilustrativos y didácticos, por ejemplo, el cuadro 4, que hace una comparación de las edades biológicas y documentales en su ciclo de gestación o producción. Otros cuadros interesantes son: el 9, la síntesis de los principios de procedencia y orden original; el 10, la tabla periódica de la Archivística  o el 12, los niveles de descripción archivística. Estos son los motivos por los cuales manifiesto que es el reflejo de una práctica y un manejo de los documentos, por parte de los autores, en los distintos archivos o proyectos que llevaron adelante. Son muy acertados las definiciones y conceptos volcados en esta obra, porque se tomaron el trabajo de leer y analizar distintos autores, para luego sintetizar y aplicarlos a la realidad regional. Se nota también un exhaustivo trabajo con las técnicas y pasos archivísticos para poder aplicar a cualquier tipo de repositorio documental, sean centros documentales, archivos públicos, privados, colecciones, históricos o archivos especiales. 

Ya en la tercera parte es muy atinado el haber podido enumerar, clasificar y ordenar las 26 directrices para el trabajo del Archivero, no solo boliviano, sino para cualquier profesional del mundo que quiera o desee tomarlas y aplicarlas en su trabajo. Me parecen recomendaciones muy importantes para que de una manera muy práctica y activa se puedan, organizar, describir y conservar documentos, además, ordenadamente  en los distintos estadios o edades del documentos y en sus respectivos repositorios, como son el Archivo vivo, intermedio e histórico. Hasta nos encontramos con formularios o esquemas modelos para alguna instancia del proceso archivístico. Por último, en las directrices me parecen importantes las recomendaciones sobre la conservación preventiva, es importante que se mencione esta cuestión que para los documentos y los archivos es crítica, ya que si se aplican criterios de conservación preventiva, se va a salvaguardar la documentación. Son recomendaciones básicas y sencillas pero muy significativas. Si tenemos en cuenta estas directrices vamos a poder, muy tranquilos y seguros, encarar un proyecto de archivos pensando en el futuro.

Arch. Ernesto Andrés Vázquez

Brigadista Argentino en La Paz. Archivero, Museólogo, Investigador, Informático, Fotógrafo, especialista en Patrimonio Cultural Intangible, Docente y por sobre todo luchador por la causa indígena y revolucionaria del Abya Yala.

COMENTARIO EXPUESTO EN LA PRESENTACIÓN DEL LIBRO
"GUÍA PRÁCTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS."

Es un honor para mí comentar, brevemente, el destacado trabajo archivístico titulado Guía para la Organización de Archivos Administrativos, en adelante La Guía, elaborado por dos ilustres archiveros bolivianos: Luis Oporto Ordóñez y Carola Campos Lora, en el marco de la organización del “I Encuentro Latinoamericano de Bibliotecarios, Archivistas y Museólogos”, que se lleva a cabo en la Paz, Bolivia.

Esta obra es el resultado de una paciente investigación sustentada en una rigurosa metodología científica y la revisión de una vasta bibliografía archivística. El licenciado Oporto ya nos tiene acostumbrado a este tipo de entregas. He sido testigo de excepción de la presentación de dos de sus trabajos en el Perú; uno de ellos, hace dos años, con ocasión del “I Congreso Nacional de Archivos Históricos”; y el otro, en el presente año, en mayo, con motivo del “Día del Archivero Peruano”, en un evento internacional  realizado en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, la Decana de América.

La Guía obedece a las necesidades de información básica de funcionarios, directivos, especialistas, técnicos y auxiliares que trabajan en el quehacer archivístico, a fin de comprender la Gestión Documental en la fase de trámite y la organización del Archivo Central en base a la teoría archivística y en concordancia a la legislación y normatividad vigentes del país boliviano. Asimismo, persigue uniformizar, mediante criterios comunes, la administración documentaria y archivística para coadyuvar a un eficiente y eficaz funcionamiento de las entidades y reparticiones productoras de documentos.

La Guía está destinada y orientada a informar sobre las necesidades de normar, regular y homogenizar los procedimientos administrativos propios de la gestión documental  y archivística que se aplican en el Sistema de Archivos Institucional, es decir, en los archivos de gestión, el Archivo Central y el Archivo Intermedio; y su posterior transferencia al Archivo Histórico cuando la documentación es calificada de valor  permanente.

A decir de los autores: “…se ha fijado los límites del archivo administrativo en el Archivo Intermedio donde se realiza la fase de valoración final para establecer la calidad de valor permanente de las documentaciones, o en su defecto, su carácter de superfluo, destinándola a la eliminación controlada”.

La Guía comprende 26 directrices procedimentales y 16 esquemas de trabajo, ampliamente probadas en la aplicación práctica de la implementación de los procesos técnico-archivísticos correspondientes (Acopio, Organización, Conservación, Descripción, Selección y Servicios). Estas directrices tienen un carácter orientador en la especificidad de cada institución concreta. Estas directrices y esquemas son capaces de implementarse en cualquier país latinoamericano e iberoamericano, adaptadas a la particular realidad e idiosincrasia archivística. Aquí se visualiza el verdadero sentido de su fundamental aporte al desarrollo del quehacer archivístico.

Asimismo, La Guía expone y desarrolla conceptos básicos y esenciales de la administración documentaria; aborda el delicado y complejo tema de la teoría del valor documental que explica el Ciclo Vital del Documento, las diferentes fases de archivo y regula, en última instancia, las transferencias documentales en el Sistema de Archivo Institucional. En tal sentido, a mi modo de ver, analiza el proceso técnico – archivístico de la Selección Documental que juega un papel preponderante en la conservación del patrimonio documental institucional, local, regional y nacional.

La Guía, además, describe cada uno de los pasos que deben seguirse para la adecuada gestión documental (fase de producción y gestión documental), como también incluye un capítulo sobre la historia de la archivística boliviana; dos nuevos capítulos referidos al servicio fedatario y al régimen de la limitación de acceso a la información. Este último tema es un esencial aporte  a la Archivística, toda vez que no se ha abordado, hasta ahora, en su verdadera magnitud. El tratamiento de la documentación reservada, secreta, estrictamente secreta, confidencial, continúa pendiente en la agenda global de esta ciencia. Pido e invoco a los colegas Luis Oporto y Carola Campos a profundizar sus investigaciones sobre el particular, a fin de que, en breve plazo, nos sorprendan con la edición de un nuevo libro sobre este apasionante asunto.

Finalmente, debo expresar mi más sincera felicitación a los dos autores, Luis Oporto Ordóñez y Carola Campos Lora, por su enorme contribución a la archivística boliviana y, por ende, a la archivística latinoamericana e iberoamericana y mundial.  Es un vivo ejemplo a seguir por los archiveros globales.

Enrique Espinoza  Salvatierra

Archivero peruano

PARA ARCHIVAR CORRECTAMENTE

Luis Oporto Ordóñez (luis.oporto@vicepresidencia.gob.bo) y Carola Campos Lora (rolita0709@hotmail.com), colegas en la profesión y marido y mujer en la vida, han escrito una Guía práctica para la organización de Archivos Administrativos: 22 esquemas y 26 directrices de trabajo para el archivero boliviano (La Paz: 2009, 159 p.), que trasciende a los destinatarios específicos beneficiando a cuantos quisieran leer sus páginas para instruirse y, de paso, para hacer mejor las cosas. El libro lleva el autorizado prólogo del apreciado colega español Luis Miguel de la Cruz Herranz, quien afirma: “…la obra que tenemos en la mano no cumpliría plenamente su función si no tuviera una vertiente práctica…”. Claro que sí porque es verdad patente, como diría nuestra querida Vicenta Cortés, que la acción es insustituible. El título y el contenido de la Guía lo indican con claridad: lo que se sabe y debe hacerse en el quehacer archivístico es fruto conjunto de la ciencia y la experiencia (incluidos los antecedentes históricos). Como es un aporte de gran utilidad y, además, sorprendente, según las acertadas palabras preliminares de Omar Aquino, conviene su amplia difusión en Latinoamérica, responsabilidad no solo de los distinguidos autores sino de nosotros mismos.

César Gutierrez

Alerta Archivística No. 86