INVESTIGACIÓN

 

Reflexiones sobre archivos y archiveros
universitarios

 

Reflections on archives and university archivists

 

 

Branha María Tanodi^*
* Miembro del Comité Científico Internacional de la Revista Fuentes. Técnica en Archivos Históricos, Doctorah y Licenciada
en Historia. Ex Directora del Archivo General e Histórico de la Universidad Nacional
de Córdoba, Argentina. brankatanodi@gmail.
Recepción: 17 de mayo de 2017 Aprobación: 30 de junio de 2017 Publicación: Junio de 2017

 

 

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Resumen

En la universidad, el archivo es un instrumento para la toma de decisiones, pues apoya sus acciones administrativas, académicas, jurídicas, unido a la tarea de conservar y difundir el patrimonio documental cuando adquiere valor cultural e histórico. A su vez el archivero, como testigo permanente del quehacer académico está obligado a la modernización, renovando y actualizando técnicas y procesos archivísticos.

Palabras clave: Archivo universitario; Archivero universitario; Patrimonio documental; Documento informático.

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Abstract

At the University, archives are decision-making tools: they support University's administrative, academic, and legal actions, as well as preserving and disseminating the documentary heritage when it acquires any cultural and historical value. At the same time, archivists -permanent witnesses of the academic work- need keep themselves updated, renewing their techniques and processes.

Keywords: University archives; University archivist; Documentary heritage; Informative document.

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En cuestión de archivos la universidad se asemeja a cualquier otra institución. Es, igualmente generadora y receptora de múltiples documentos, que sirven para conocer su evolución administrativa y en nuestro caso también, académica. La singularidad del archivo universitario propiamente dicho se manifiesta a través de sus tipos documentales, de sus funciones y de su servicio. Para lograrlo el mayor reto con el cual nos afrontamos hoy es diseñar y replantear la política archivística a partir del valor primario del documento, como apoyo a la administración. Esto unido a la tarea de conservar y difundir el patrimonio documental cuando adquiere valor cultural e histórico, lo convierte en un elemento esencial de la identidad de esa institución productora.¹

Su realidad archivística está condicionada muchas veces por el contexto general dentro del cual se encuentra, refleja diferentes situaciones en consonancia muchas veces con la antigüedad, número de alumnos y hasta con la ubicación geográfica. A medida que la universidad se vuelve más antigua, depende más de sus documentos.

Ya nadie duda, que en cualquier casa de altos estudios, el archivo tiene un valor cotidiano e histórico innegable, dado que aporta a la gestión, a la memoria de la institución y por eso también a la comunidad, como centro de información para la difusión de su patrimonio documental. Implica reconocer que el archivo es útil e importante, asi para el buen funcionamiento de las actividades administrativas, como para la construcción del pasado. A su vez el archivero, como testigo permanente del quehacer académico está obligado a la modernización, renovando y actualizando técnicas y procesos archivísticos.

Ahora bien, ¿qué entendemos por archivo universitario? Son muchas las definiciones que han sido tratadas en reuniones y congresos, todas ellas muy válidas, aunque nosotros preferimos la que fue dada en las III Jornadas de la Conferencia de Archiveros de Universidades, realizadas en octubre de 1996, en Barcelona. Es la siguiente:

Es el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad.²

Sabido es que la universidad genera y recibe un número considerable de papeles que son la consecuencia más directa de las acciones necesarias para el cumplimiento y ejercicio de su razón de ser: la docencia, la investigación y la extensión. Estas competencias dan lugar a una actividad administrativa que tiene su reflejo en la documentación correspondiente; que tiene además, como ya dijimos otros valores, como ser, legales o históricos, consecuencia de su propia naturaleza y evolución.

Hoy, tal vez uno de los problemas más acuciantes es la cantidad de documentos que produce, resultado de un ingreso más abierto a la enseñanza universitaria, especialmente pública. Las últimas décadas se han caracterizado por un particular dinamismo en la transformación de los sistemas educativos en América Latina, originando un crecimiento notable de la cobertura universitaria con un ritmo superior al de cualquiera de los otros niveles de enseñanza.

Por eso se hace necesario establecer una política de tratamiento y acceso a los expedientes, legajos, actas, etc., con el propósito de que éstos puedan integrar el sistema institucional de información con miras a un servicio eficaz y dinámico. Son en efecto, instrumento y testimonio de la gestión académica, cuyo valor resulta igualmente relevante para la propia universidad como para la sociedad, lo que obliga a que permanentemente se adopte medidas para garantizar su preservación y enriquecimiento, así como para auspiciar su uso institucional y social efectivos. De las universidades cuyos repositorios están bien organizados se aprende mucho, la experiencia ayuda a resolver con acierto los asuntos cotidianos, tantos y tan variados como complejos y debe ser aprovechada al máximo por aquellos claustros, en los cuales no existe el repositorio como tal o la organización de los papeles aún no alcanza la calidad de archivo.

Ahora bien, la modernización supone, además de renovar y actualizar métodos y procedimientos archivísticos, un cambio de mentalidad tanto de quienes trabajan en ellos, como de los administradores y demás usuarios que los utilizan. Debe considerarse que la adecuada atención a las exigencias es compromiso directo e indeclinable de la propia universidad, que ha de asumir la tarea de proteger eficientemente los documentos que produce, cumpliendo así con una responsabilidad fundamental frente al presente y futuro de la sociedad. Por ello, la modernización del archivo se plantea como un quehacer cotidiano y comprometido de las propias unidades académicas a las cuales está vinculado y a las que apoya de manera constante y esencial; en la práctica, representa un recurso indispensable de su funcionamiento, adquiriendo mayor proyección y solidez a través del fortalecimiento de los servicios informativos que presta.

Ante la evidente imposibilidad de conservar toda la masa documental que se produce, cada vez mayor, con los recursos y garantías necesarios, se requiere una selección con criterios técnicos para guardar debidamente aquellos que tengan valor permanente (histórico y testimonial) y proceder a la eliminación de aquellos que, habiendo perdido su vigencia administrativa, legal o fiscal, no merezcan ser preservados como memoria de la institución.

La necesidad de información inmediata hace que una parte de la misma se produzca y registre hoy en medios electrónicos, Es el caso concreto, por ejemplo, del correo electrónico, medio del cual se valen ordinariamente las instituciones y que está supliendo en forma notable la correspondencia habitual en papel, por su rapidez y economía.

Debemos reconocer que la incorporación de la informática en sus diferentes matices es irreversible, por lo cual es importante que los archivos asuman en forma participativa estos adelantos, sin olvidar que para la clasificación, descripción, selección y puesta en servicio de la documentación de tipo digital, deben aplicarse los principios archivísticos que ya han demostrado su eficacia con la información registrada en papel.

La relación de la archivística con los entornos tecnológicos debe afrontarse desde un doble enfoque. Por un lado, su aplicación en el trabajo archivístico, en el sentido de incorporar estas herramientas para mejorar los procesos. Y por otro, la gestión de los documentos electrónicos como función archivística. En este sentido, el entorno tecnológico es aquel en el que los documentos son creados, utilizados y, una vez seleccionados, conservados por su valor para la posteridad (Cruz Mundet, 2001:314).

Hay que tener muy presente que los usuarios, la mayor parte pertenecientes a la comunidad universitaria, necesitan satisfacer sus demandas de información con celeridad y pertinencia, para lo cual ayudan felizmente las nuevas tecnologías. Así, en la ordenación del documento informático, la procedencia seguirá siendo el principio más significativo para el archivero, ya que el valor de información no cambia, sigue siendo el mismo, y no es el soporte lo fundamental, sino quien creó el documento. No se trata de crear una nueva teoría archivlstica, sino simplemente de adecuarla a los nuevos documentos.

Una de las cuestiones más discutidas cuando se trata de documentos informáticos es la pérdida potencial de los mismos. La fragilidad de las cintas magnéticas, la dificultad relacionada a la migración de datos cuando el software a sido sustituido, son algunas de las desventajas en comparación con el soporte papel. Este último es a veces destruido sin ninguna autoridad, pero normalmente supone una cierta capacidad de decisión transportar expedientes desde la oficina hasta el destructor de papales o el contenedor de residuos. No así, cuando se trata del documento electrónico, ya que la mayor parte de los sistemas de proceso de textos y de mensajería electrónica proporcionan al usuario la opción de borrar la información una vez que la transacción ha finalizado. Por ello, la conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión, a fin de proteger su integridad.

Los debates recientes sobre el papel del archivero en la era de la información, coinciden en la idea de que este profesional precisa hoy prepararse para integrarse a la sociedad del conocimiento. Duchein, ya en 1983, decía que, es esencial que los archivistas sobrepasen su papel de guardianes de los documentos, que deben trascender el ser sólo custodios si desean continuar y sobrevivir como profesionales del nuevo siglo. Un archivo organizado ciertamente satisface las necesidades emergentes de sus productores y la revolución promovida por la tecnología de la información desconstruye la visión de custodia y actualmente, el archivero precisa recibir una formación que lo torne receptivo a los nuevos comportamientos de las sociedades de conocimiento y de la información.

Es preocupante la falta de personal con formación archivística, tanto para las tareas ordinarias del soporte papel, como para la aplicación de las nuevas tecnologías. En algunos casos los encargados han asistido a cursos cortos, pero no son profesionales. También muchas veces la persona al frente del archivo posee título o formación de bibliotecario. Evidentemente eso no es aconsejable porque, como sabemos, la finalidad de la biblioteca y el servicio que ésta presta son muy diferentes al del archivo. Este aspecto creemos que es originada asimismo, porque en muy pocos lugares se imparte enseñanza archivística.

Sin embargo, debemos advertir que en los últimos años, muchos archivos universitarios de nuestra región, han dado yaun salto cualitativo y cuantitativo considerable, como fuente y apoyo en aquellos campos en los que las actividades, académica y científica, requieren del soporte documental. Sin embargo, podríamos afirmar sin exagerar, que en general, ni Argentina ni Iberoamérica tienen todavía una tradición archivística universitaria acorde a los tiempos actuales. Hay universidades que han resuelto satisfactoriamente su situación, otras todavía están lejos de ello.

Podemos observar que la situación de los repositorios es bastante despareja, está relacionada con la trayectoria archivlstica y la importancia que a nivel oficial se ha dado a los archivos. Un papel importante lo juega la extensión del país, la economía y los sectores sociales. Aquellos estados que tienen una situación crítica en el segundo aspecto, sobre todo porque cuentan con una gran masa de población de los sectores sociales medio-bajos y bajos, las posibilidades de la enseñanza superior son limitadas, en cuanto a la cantidad y calidad de sus universidades y esto repercute también en la posición del archivo dentro de la estructura del establecimiento.

En consecuencia, no todas las universidades han resuelto satisfactoriamente el tener un archivo central, ya que en algunas aún se encuentra unido con la Mesa de Entradas, y en muchas cada Facultad tiene varios archivos sectoriales. Tal vez es demasiado ambicioso llamarlos archivos, más bien son áreas con documentación propia relativa a las funciones que cumplen, Despacho de Alumnos, Secretarías, Escuelas, Departamentos, etc. El compartir el lugar con el archivo de gestión, va en desmedro de los papeles; al producirse esta circunstancia, se acumulan los documentos y se agrava, día tras día, la desorganización y la inaccesibilidad a los fondos. Todo ello conlleva, en muchos casos, a graves repercusiones para la gestión administrativa general.³

Los problemas más notorios parten de la falta de espacio físico, lo que lleva a la dispersión de la documentación o su ubicación en lugares inadecuados, pocas garantías de seguridad y prevención de incendios o robos, en condiciones deficientes relativas a la humedad, etc.

En cuanto a la dependencia no hay uniformidad, orgánicamente suelen depender del Rector o la mayoría del Secretario General, también puede estar subordinado a la Secretaría privada de Rector, Secretaría Administrativa de Rectorado, la Dirección de Legalizaciones, etc. En general, salvo algunas universidades privadas que tienen presupuesto propio, en las demás sus necesidades son provistas por el organismo del cual dependen.

Los responsables manifiestan constantemente su preocupación por conocer si hay alguna legislación específica que contemple dichos repositorios, teniendo en cuenta sobre todo el creciente volumen de la producción documental, añadida a la pérdida de su valor administrativo con el paso del tiempo. Cuando se trata de archivos de universidades nacionales, las actividades y funciones se deberían enmarcan dentro del régimen jurídico general sobre archivos y documentos de la administración pública, y de la normativa específica de cada universidad.

Existen actualmente situaciones irregulares en que las que la normativa sobre archivos y documentos aparece residualmente tratada dentro de otra normativa universitaria; como por ejemplo, el caso más frecuente es que aparezcan disposiciones sobre archivos dentro de los reglamentos de bibliotecas, con referencias insuficientes y superficiales. En un mismo orden de cosas, es igualmente contraproducente cuando la normativa sobre archivos y documentos aparece disgregada o fraccionada, según la naturaleza de los archivos (administrativo o histórico). Son también frecuentes las referencias en los reglamentos de bibliotecas a los fondos del archivo histórico.

Asimismo, como las universidades tienen autonomía de gestión, pueden organizar sus archivos y documentos, sin contravenir y siempre dentro de los límites del ordenamiento jurídico general. Esta independencia es la que conduce a diferencias estructurales y orgánicas como resultado del autogobierno universitario, en el cual las facultades también son autónomas en cuanto a dictar sus propias normativas y esto incluye al archivo. Podemos observar, por ejemplo en el caso de Argentina,⁴ que en los estatutos universitarios no figura y que la mayoría de las universidades tampoco dispone de normativas propias para el tratamiento de la documentación, sólo algunas tienen elaborado algún reglamento y otras están en fase de preparación.

También hay que señalar que tenemos situaciones muy dispares en nuestro país; desde las que tienen ya perfectamente estructurado su archivo, pasando por algunas que recién lo están organizando y están aquellas, que todavía no lo tienen; en cuyo caso la archivalía está dispersa en las diferentes dependencias. Esto, no está demás decirlo, conduce a una conservación deficiente, que a la larga ha llevado y lleva a pérdidas irreparables, tal como ya ha sucedido en muchas universidades que se encuentran con el problema del extravío de actas de exámenes, expedientes, documentos contables, etc.

En los estatutos de la mayoría de las nacionales, no se menciona el archivo, ni siquiera como un servicio a la comunidad universitaria. En el mejor de los casos cuando se lo cita en alguna reglamentación, es sólo la referencia de quien depende, a veces, como una sección incorporada total o parcialmente a la biblioteca universitaria. El hecho que en nuestro país estén en vigencia numerosas disposiciones que tienen como objeto la protección del patrimonio cultural en general, no significa que la misma se extienda de manera específica al patrimonio documental, dentro del cual debemos situar el archivo de la universidad pública por el valor histórico y científico que tienen gran parte de sus fondos, sobre todo los vinculados a los centros de investigación.

Tal vez, una reflexión que ayudará a comprender esta situación tan poco halagüeña es que todavía no contamos con un Sistema Nacional de Archivos, ni siquiera con una Ley Nacional de Archivos, instrumentos legales que seguramente cuando se den van a llevar también a un mejoramiento de los archivos universitarios públicos.

Finalmente cabe señalar que el archivo universitario es una unidad orgánica y funcional diferenciada dentro de la estructura universitaria. Su rango orgánico condiciona la efectividad en el desarrollo de sus actividades y, en definitiva, la prestación de sus funciones y cometidos. Solo garantizando su adecuada adscripción se podrán asegurar los niveles adecuados de autonomía que le permitan su reconocimiento y suficiente capacidad en el desempeño de sus actividades, situándolo en un lugar adecuado con respecto a los servicios con los que tiene que colaborar. (ANABAD, 1997, pp. 51-52)

Tal vez porque a la universidad siempre se le han asignado otras funciones y prioridades, es por lo que se lo ha descuidado. Entendemos que el archivo no es una isla, sino una misión, una identidad y una realidad a la que debemos dirigir todo el esfuerzo orientado a desarrollar un pensar archivístico propio para la nueva era.

 

Notas

1. A los fines de conocer mejor nuestra realidad, hace unos años, cuando estábamos en la dirección del Archivo General e Histórico de la Universidad Nacional de Córdoba, enviamos una encuesta a 36 universidades que teníamos en el directorio, la mayoría públicas. En este artículo reflejamos en parte los resultados de la misma. Recibimos respuesta sólo de 16; aunque insistimos mediante e-mail y correo postal no se logró mayor participación. En general respondieron las universidades con las cuales ya había un contacto más personal. Asimismo, la mayoría de ellas habían participado en encuentros internacionales o nacionales de archivos universitarios. Los datos de la encuesta fueron procesados el año 2005. Nos contestaron de Centroamérica: Costa Rica, Nicaragua, El Salvador y Panamá y de América del Sur: Colombia, Perú, Brasil y Chile. Para el Estado Plurinacional de Bolivia hemos recurrido a la excelente síntesis que sobre archivos universitarios hace Luis Oporto Ordoñez, en su libro Historia de la archivística boliviana, (pp. 271-273).

2. Otro concepto, también muy interesante, es el que surgió de las conclusiones de las VIH JORNADAS DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS, en Valencia, junio de 2002. "El archivo es un servicio universitario que integra todos los documentos de cualquier naturaleza, época y soporte material, en el marco de un sistema de gestión único, y cuya finalidad es proporcionar acceso a la documentación para todos los miembros de la comunidad universitaria y contribuir a la racionalización y la calidad del sistema universitario".

3. Incluimos, a modo de ejemplo, solo una respuesta de nuestra encuesta que nos pareció significativa a la pregunta: ¿Su universidad tiene archivo? No vamos a dar el nombre de la Universidad a fin de no herir susceptibilidades, o sea, decimos el pecado pero no el pecador. Es la siguiente: "La Universidad no cuenta con un archivo general, sino que cada área tiene el propio. Los más relevantes son el perteneciente a la Secretaria Técnica que concierne a la documentación referida a la actividad académica y el de materiales fílmicos y de video que guarda la producción audiovisual de la Universidad. Este último se encuentra a mi cargo junto con la Biblioteca y Videoteca, siendo mi formación académica de Bibliotecario Nacional y Licenciado en Artes".

4. La encuesta la enviamos también a las universidades públicas de Argentina. Nuestras más antiguas son la Nacional de Córdoba, fundada en 1621, la Universidad de Buenos Aires, creada doscientos años más tarde, en 1821 y la Universidad Nacional de la Plata, en 1890. Todas las demás, tanto públicas como privadas se iniciaron en el transcurso del siglo veinte, cuya última década fue la más prolífica con 17 nuevas universidades.

 

Bibliografía

BOLETÍN ANABAD. XLVII (1997), Nos. 3 y 4.

BOLETÍN Informativo de la Comisión de Archivos Universitarios. Editorial AGH-UNC, 1999/2009.

CRUZ MUNDET, J. R. (2001). Manual de Archivística, 4^o ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.        [ Links ]

FLIEDER, F. et M. DUCHEIN (1983). Livres et docuements d'archives: sauvegarde et conservation. París: UNESCO.        [ Links ]

OPORTO ORDOÑEZ, L. (2006). Historia de la archivística boliviana. La Paz: Fundación PIEB.        [ Links ]

TANODI,B. (2004). Archivos Universitarios: Temas archivísticosy Actas III Reunión de Archivos Universitarios. Córdoba: Editorial Brujas.        [ Links ]